tugas Mommy Henny "Siklus PDCA"

Anggota kelompoknya mejeng dulu ya :D

meski jepretnya dadakan, yaahh lumayanlah hasilnya :D
Let's check our duty

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1    Latar Belakang

Mutu Pelayanan Kesehatan adalah penampilan yang pantas dan sesuai (yang berhubungan dengan standar-standar) dari suatu intervensi yang diketahui aman, yang dapat memberikan hasil kepada masyarakat yang bersangkutan dan yang telah mempunyai kemampuan untuk menghasilkan dampak Mutu merupakan kepatuhan terhadap standar yang telah ditetapkan.

Mutu pelayanan dapat diketahui apabila sebelumnya telah dilakukan penilaian. Dalam praktiknya melakukan penilaian tidaklah mudah, karena mutu dalam pelayanan kebidanan bersifat multi dimensional. Artinya setiap orang dapat berbeda persepsi penilaiannya tergantung dari dimensi penilaian yang dipakai. Salah satu cara untuk menilai mutu pelayanan adalah dengan menggunakan siklus PDCA.

PDCA merupakan rangkaian kegiatan yang terdiri dari perencanaan kerja, pelaksanaan kerja, pengawan kerja dan perbaikan kerja yang dilakukan terus menerus dan berkesinambungan mutu pelayanan. Siklus PDCA digunakan dalam pelayanan kesehatan untuk penyelesaian masalah dalam rangka peningkatan mutu pelayanan kesehatan.

1.2    Rumusan Masalah

1.      Apa yang dimaksud dengan siklus PDCA?

2.      Bagaimana contoh pemecahan maslah dengan siklus PDCA?

1.3    Tujuan

1.      Agar mahasiswa mengetahui apa yang dimaksud dengan siklus PDCA

2.      Agar mahasiswa dapat mengetahui cara menyelesaikan masalah dengan siklus PDCA

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1    Pengertian Siklus PDCA

PDCA, singkatan bahasa Inggris dari "Plan, Do, Check, Act" adalah suatu proses pemecahan masalah empat langkah iteratif yang umum digunakan dalam pengendalian kualitas. Metode ini dipopulerkan oleh W. Edwards Deming, yang sering dianggap sebagai bapak pengendalian kualitas modern sehingga sering juga disebut dengan siklus Deming. Deming sendiri selalu merujuk metode ini sebagai siklus Shewhart, dari nama Walter A. Shewhart, yang sering dianggap sebagai bapak pengendalian kualitas statistis. Belakangan, Deming memodifikasi PDCA menjadi PDSA ("Plan, Do, Study, Act") untuk lebih menggambarkan rekomendasinya.

2.2    Siklus PDCA

1.      Plan (Perencanaan)

Artinya merencanakan SASARAN (GOAL=TUJUAN) dan PROSES apa yang dibutuhkan untuk menentukan hasil yang sesuai dengan SPESIFIKASI tujuan yang ditetapkan. PLAN ini harus diterjemahkan secara detil dan per sub-sistem

Tahapan yang dilakukan :

1.      Mengidentifikasi output pelayanan, siapa pengguna jasa pelayanan, dan harapan pengguna jasa pelayanan tersebut melalui analisis suatu proses tertentu.

2.      Mendeskripsikan proses yang dianalisis saat ini

·       Pelajari proses dari awal hingga akhir, identifikasi siapa saja yang terlibat dalam prose tersebut.

·       Teknik yang dapat digunakan : brainstorming

3. Mengukur dan menganalisis situasi tersebut

·       Menemukan data apa yang dikumpulkan dalam proses tersebut

·       Bagaimana mengolah data tersebut agar membantu memahami kinerja dan dinamika proses

·       Teknik yang digunakan : observasi

·       Mengunakan alat ukur seperti wawancara

4. Fokus pada peluang peningkatan mutu

·       Pilih salah satu permasalahan yang akan diselesaikan

·       Kriteria masalah : menyatakan efek atas ketidakpuasan, adanya gap antara kenyataan dengan yang diinginkan, spesifik, dapat diukur.

5.Mengidentifikasi akar penyebab masalah

·       Menyimpulkan penyebab

·       Teknik yang dapat digunakan : brainstorming

·       Alat yang digunakan : fish bone analysis ishikawa

6.Menemukan dan memilih penyelesaian

·       Mencari berbagai alternatif pemecahan masalah

·       Teknik yang dapat digunakan : brainstorming

2.      Do (Kerjakan)

Artinya MELAKUKAN perencanaan PROSES yang telah ditetapkan sebelumnya. Ukuran-ukuran proses ini juga telah ditetapkan dalam tahap PLAN. Dalam konsep DO ini kita harus benar-benar menghindari penundaan, semakin kita menunda pekerjaan maka waktu kita semakin terbuang dan yang pasti kerjaan akan bertambah banyak.

Tahapan yang dilakukan :

1. Merencanakan suatu proyek uji coba

·  Merencanakan sumber daya manusia, sumber dana, dan sebagainya.

·  Merencanakan rencana kegiatan (plan of action)

2. Melaksanakan Pilot Project

Pilot Project dilaksanakan dalam skala kecil dengan waktu relatif singkat (± 2 minggu)

3.      Check (Evaluasi)

Artinya melakukan evaluasi terhadap SASARAN dan PROSES serta melaporkan apa saja hasilnya. Kita mengecek kembali apa yang sudah kita kerjaan, sudahkan sesuai dengan standar yang ada atau masih ada kekurangan.

Tahapan yang dilakukan

1.      Evaluasi hasil proyek

Bertujuan untuk efektivitas proyek tersebut

·  Membandingkan target dengan hasil pencapaian proyek (data yang dikumpulkan dan teknik pengumpulan data harus sama)

·  Target yang ingin dicapai 80%

·  Teknik yang digunakan: observasi dan survei

·  Alat yang digunakan: kamera dan kuisioner

2.      Membuat kesimpulan proyek

·  Hasil menjanjikan namun perlu perubahan

·  Jika proyek gagal, cari penyelesaian lain

·  Jika proyek berhasil, selanjutnya dibuat rutinitas

4.      Action (Tindak lanjut)

Artinya melakukan evaluasi total terhadap hasil SASARAN dan PROSES dan menindaklanjuti dengan perbaikan-perbaikan. Jika ternyata apa yang telah kita kerjaan masih ada yang kurang atau belum sempurnya, segera melakukan action untuk memperbaikinya. Proses ACT ini sangat penting artinya sebelum kita melangkah lebih jauh ke proses perbaikan selanjutnya.

Tahapan yang dilakukan :

1. Standarisasi perubahan

·      Pertimbangkan area mana saja yang mungkin diterapkan

·      Revisi proses yang sudah diperbaiki

·      Modifikasi standar, prosedur dan kebijakan yang ada

·      Komunikasikan kepada seluruh staf, pelanggan dan suplier atas perubahan yang dilakukan.

·      Lakukan pelatihan bila perlu

·      Mengembangkan rencana yang jelas

·      Dokumentasikan proyek

2. Memonitor perubahan

·      Melakukan pengukuran dan pengendalian proses secara teratur

·      Alat yang digunakan : …….

2.3    Contoh Masalah yang Diselesaikan dengan Siklus PDCA

1.    Plan

Masalah                  

Kurangnya cakupan K1 dan K4 di Puskesmas XXX Surabaya

Judul Rencana       

Upaya Meningkatkan Mutu Pelayanan Pemeriksaan Kehamilan di Puskesmas XXX Surabaya

Rumusan Masalah dan Uraian Masalah

a.       Mengapa

Mengapa dilakukan upaya peningkatan mutu pada pelayanan pemeriksaan kehamilan di Puskesmas XXX Surabaya?

Jawab : karena kurangnya K1 dan K4 di Puskesmas XXX Surabaya

b.      Apa

Apa tujuan dilakukannya upaya peningkatan mutu pada pelayanan pemeriksaan kehamilan di Puskesmas XXX Surabaya?

Jawab : Untuk memenuhi target cakupan K1 dan K4 sesuai target MDGs. K1 sebesar 100% dan K4 sebesar 95%

c.       Siapa

Siapa yang menjadi sasaran dalam upaya peningkatan mutu pelayanan pemeriksaan kehamilan di Puskesmas XXX Surabaya?

Jawab : ibu hamil di wilayah Puskesmas XXX dan petugas pelayanan di Puskesmas XXX Surabaya

d.      Dimana

Dimana dilakukannya upaya peningkatan mutu pelayanan pemeriksaan kehamilan?

Jawab : Di Puskesmas XXX Surabaya

e.       Kapan

Kapan dilakukan upaya peningkatan mutu pelayanan pemeriksaan kehamilan di Puskesmas XXX Surabaya?

Jawab : pada bulan Oktober minggu pertama samapai minggu keempat.

f.       Bagaimana

Bagaimana upaya yang dilakukan untuk meningkatkan mutu pelayanan pemeriksaan kehamilan di Puskesmas XXX Surabaya?

Jawab : dengan pengadaan pelatihan peningkatan mutu bagi para pelaksana pelayanan pemeriksaan kehamilan dan penyuluhan bagi ibu hamil tentang pentingnya memeriksakan kehamilan secara rutin

Rumusan Tujuan

          Untuk meningkatkan cakupan K1 dan K4 di Puskesmas XXX Surabaya agar sesuai dengan target yang diharapakan yaitu cakupan K1 100% dan cakupan K4 95% sesuai MDG’s

Uraian Kegiatan

1.      Menyebarkan kuesioner pada ibu hamil yang datang untuk pemeriksaan kehamilan tentang mutu pelayanan yang dirasakan di Puskesmas XXX Surabaya. Target responden 100 orang ibu hamil.

2.      Melakukan interview dengan para petugas pelaksana tentang kendala yang dirasakan saat melakukan pelayanan

3.      Melakukan penilaian / sidak pada petugas pemberi pelayanan pemeriksaan kehamilan

4.      Mengadakan penyuluhan pada ibu hamil tentang pentingnya melakukan pemeriksaan kehamilan

5.      Mengadakan pelatihan bagi petugas  pemberi pelayanan pemeriksaan kehamilan

Kriteria Penilaian

1.      Kuesioner, dikatakan berhasil bila ada 100 orang responden yang mengisi kuesioner

2.      Interview, dikatakan berhasil jika petugas pelayanan menghadiri interview dan menjawab pertanyaan interview dengan baik

3.      Penilaian / sidak, dikatakan berhasil jika petugas pelayanan didapati menyelenggarakan pelayanan sesuai protap yang ditentukan

4.      Penyuluhan pada ibu hamil, dikatakan berhasil jika ada 100 0rang ibu hamil yang mengikuti penyuluhan dan ibu hamil tersebut mampu mengulang materi penyuluhan dengan bahasa sendiri

5.      Pelatihan petugas, dikatakan berhasil jika petugas menghadiri acara pelatihan dan mampu mengikuti pelatihan sesuai prosedur yang ditetapkan

Waktu

KEGIATAN	OKTOBER 2013
	1	2	3	4
Penyebaran kuesioner
Interview petugas
Penilaian / sidak
Penyuluhan bumil
Pelatihan petugas

Tabel 2.1 Gant Chart waktu pelaksanaan kegiatan di Puskesmas XXX Surabaya

Pelaksana

1.         Team Badan Penjamin Mutu Puskesmas XXX sebagai panitia pelaksana

2.         Kepala Puskesmas XXX Surabaya

3.         Bidan di Puskesmas XXX Surabaya

4.         Dokter SpOg sebagai narasumberpenyuluhan

5.         Narasumber dari Dinas Kesehatan Kota Surabaya

Biaya

1.         Kuesioner

          Fc kuesioner                : 100 x Rp 100            = Rp10000

2. Penyuluhan bumil

          Konsumsi                    : 100 x Rp 4500          = Rp 450000

          Fc Materi                     : 100 x Rp 500            = Rp 50000

          Narasumber                 :                                   = Rp 200000

3. Pelatihan petugas

          Konsumsi                    : 20 x Rp 5000             = Rp 100000

          Fc Materi                     : 20 x Rp 1000            = Rp 20000

          Narasumber                 :                                   = Rp 200000

2.    Do

Tanggal Pelaksanaan	Jenis Kegiatan
1 Oktober 2013 s/d 7 Oktober 2013	Penyebaran kuesioner bagi ibu hamil
10 Oktober 2013	Interview petugas pelaksana ANC
13 Oktober  2013	Penilaian kinerja petugas (sidak)
16 Oktober 2013	Penyuluhan bumil dengan tema “Pentingnya ANC rutin”
26 Oktober 2013	Pelatihan petugas pelaksana ANC

3.    Check

JENIS KEGIATAN	HASIL KEGIATAN
Penyebaran kuesioner bagi bumil	Responden yang mengisi kuesioner hanya 75 orang dan 20 di antaranya mengisi asal - asalan
Interview petugas pelaksana ANC	Petugas mengikuti kegiatan interview dan menjawab pertanyaan interview dengan baik (mengatakamn kendala saat pelayanan dan memberi kritik serta saran mengenai pelayanan di puskesmas XXX)
Penilaian / sidak kinerja petugas	Tanggal pelaksanaan yang sifatnya rahasia telah bocor ke petugas, sehingga hasilnya tidak sesuai yang diharapkan karena petugas telah melakukan persiapan terlebih dahulu
Penyuluhan bumil	Bumil yang datang sebanyak 100 orang dan penyuluhan berjalan lancar. Setelah selesai penyuluhan bumil dapat mengulang kembali atau menyimpulkan hasil penyuluhan dengan bahasa sendiri
Pelatihan bagi petugas	20 petugas menghadiri pelatihan dan mengikuti pelatihan sesuai prosedur yang ditetapkan

4.    Action

1.    Penyebaran kuesioner diganti dengan mewawancarai bumil, sehingga petugas dapat menggali lebih dalam tentang yang dirasakan bumil mengenai pelayanan yang mereka terima

2.    Melakukan uji kompetensi internal (dalam area Puskesmas XXX saja) pada petugas kesehatan

3.    Menyediakan kotak saran

 

BAB 3

PENUTUP

3.1    Kesimpulan

Siklus PDCA merupakan metode untuk mengidentifikasi, menganalisa, dan menemukan solusi tepat dalam mengatasi sampai memperkecil masalah yang timbul dalam proses berorganisasi. Siklus PDCA memiliki empat tahap yang harus dilalui untuk mendapatkan `masalah yang dihadapi 'ke` masalah harus diselesaikan'. Keempat tahap tersebut diantaranya Plan-Do-Check-Act.

Dalam meningkatkan mutu pelayanan di sebuah organinsasi, terutama organisasi kesehatan, tentu adanya siklus ini sangat membantu untuk menyelesaikan masalah yang ada di organisasi tersebut.